Comment organiser une réception de mariage virtuelle dont vos invités se souviendront

photo parAndré Maier

Si vous dites 'je fais' dans cérémonie virtuelle ne laissez pas votre journée de mariage se terminer après le premier baiser. Considérez plutôt ceci: Une réception de mariage virtuelle pour célébrer avec les invités après la cérémonie en direct! Ce type d'événement n'est pas votre moyenne réception de mariage , donc pour vous aider à planifier une fête virtuelle dont vos invités parleront longtemps après la déconnexion, nous jetons un coup d'œil derrière les écrans avec l'expert de l'industrie Jeff Stillwell, un organisateur d'événements qui a perfectionné l'événement hybride.

Rencontrez l'expert

Jeff Stillwell est le fondateur et la force créatrice derrière Événements Stillwell . Plus de 20 ans avant de créer son entreprise, il était directeur des événements pour certaines des installations événementielles les plus emblématiques de New York.

Lisez la suite pour un guide étape par étape sur la façon de planifier une réception virtuelle immersive que vos invités vont adorer!

Étiquette de réception virtuelle

Qui organise une réception de mariage virtuelle?

Généralement, une combinaison des parents du couple «co-organise» la réception virtuelle. Stillwell dit que dans le monde d'aujourd'hui, cependant, de nombreux couples décident d'organiser eux-mêmes le mariage virtuel et la célébration.

Quand organisez-vous une réception de mariage virtuelle?

«Même les« couples de type non virtuel »les plus traditionnels réalisent à quel point un type de composant numérique est logique en ce moment », dit Stillwell. «Je pense que l’avenir de la plupart des mariages et des événements sera une combinaison d’une partie en direct / d’une partie virtuelle, car cela peut aussi être le plan parfait pour un couple qui n’a jamais voulu un grand mariage (et coûteux).»

Qui est invité à une réception de mariage virtuelle?

Étant donné que les réceptions de mariage virtuelles sont encore nouvelles, l'un des avantages de ce type d'événement est de ne pas avoir de règles strictes dictées par la tradition. Vous pouvez littéralement planifier ce mariage comme vous le souhaitez et inviter qui vous voulez! Beaucoup maintiennent le nombre d'invités en personne bas, composé de parents proches et d'amis, avec invitations virtuelles aller chez des parents éloignés et des amis de travail - pas de sentiments blessés, pas de budget gonflé.

Avez-vous besoin d'envoyer des invitations formelles?

Stillwell est fermement convaincu qu'une réception de mariage virtuelle devrait inclure un courrier invitation (pas une évite), comme il le dit, il est important d'envoyer aux invités virtuels quelque chose de tangible, en particulier pour un événement aussi important qu'un mariage.

Devriez-vous inclure un code vestimentaire?

Avoir un code vestimentaire peut aider à donner le ton pour cette occasion mémorable et à créer un sentiment de convivialité pour tous les invités. Stillwell dit que 'plus les invités virtuels peuvent être en ligne avec les invités en direct, cela permet simplement une meilleure fête!'

Comment faire en sorte que les invités virtuels se sentent impliqués?

C'est un beau geste d'envoyer à chaque invité virtuel un colis surprise la semaine du mariage. En fonction de votre budget, cela peut être aussi simple ou grand que vous le pouvez, mais pensez: une boîte joliment emballée avec un mini gâteau de mariage, de petites bouteilles de champagne et un programme à suivre pendant la cérémonie. Vous pouvez également organiser des toasts virtuels, bien que Stillwell recommande de limiter cela à deux toasts en direct et à deux toasts virtuels, pas plus de cinq minutes chacun.

Demandez à votre entreprise de technologie de prendre des photos fixes de l'écran de chaque invité pour les utiliser comme «pixels» qui forment une photo plus grande du couple. Ceux-ci feraient d'excellents jetons de remerciement à envoyer après le mariage.

Avez-vous encore besoin d'une heure de cocktail?

Si la salle d’accueil dispose de deux salles équipées de projection, vous n’avez pas besoin de prendre un cocktail. Cela permet aux invités en direct de se rendre directement dans la salle à manger après la cérémonie avec un changement d'angle de caméra rapide pour les invités virtuels. Si une seule salle est équipée de la technologie nécessaire, vous aurez probablement besoin d'un cocktail pour faire basculer l'espace du lieu de la cérémonie à la salle à manger. Pendant ce temps, vous pouvez toujours vous imprégner d'invités virtuels en leur envoyant une carte de recette de votre boisson signature ou se faire livrer des kits de cocktails à domicile.

Que se passe-t-il pendant le dîner?

Si le budget le permet, l'ensemble de votre événement peut être organisé avec les invités en direct et virtuels profitant de l'expérience complète avec la restauration livrée. Pour un budget plus restreint, la série de spectacles peut consister en la première danse, suivie de quelques chansons de danse que tout le monde peut apprécier, des discours, du gâteau version mini à la maison), puis la célébration en ligne se terminerait avec le couple disant au revoir aux téléspectateurs virtuels.

Étapes de la planification d'une réception virtuelle

1. Choisissez une date

Une date de réception de mariage virtuelle peut être communiquée via l'invitation quelques semaines de moins qu'un mariage non virtuel, car les invités n'auront pas besoin de voyager ou de s'absenter du travail. Vous voudrez peut-être prendre plus en considération la confirmation du moment, car de nombreux invités pourraient se joindre à des fuseaux horaires différents.

2. Envoyer des invitations

Une invitation virtuelle devrait sortir 6 à 8 semaines avant le mariage. Si vous prévoyez d'incorporer des invités en personne, vous aurez besoin de deux invitations différentes: une pour les invités en direct et une seconde pour les invités virtuels (n'oubliez pas le fuseau horaire!). Le code vestimentaire doit être inclus comme il le serait pour un mariage en personne et vous pouvez également noter que l'événement peut être enregistré pour s'assurer que les invités s'habillent pour impressionner. Le site de mariage devrait être sur l'invitation pour fournir des détails supplémentaires et accéder au registre de mariage.

3. Choisissez un lieu (virtuel)

Organiser une réception hybride spectaculaire avec le bon lieu est un must, même si la majorité de vos invités sont en conférence. Des lieux tels que LAVAN541 à New York ou La maison du temple à Miami offrent des capacités de projection de haute qualité et de cartographie photo à 360 °. Vous pouvez organiser votre cérémonie de mariage dans un verger de fleurs de cerisier, puis vous rendre sur une plage privée éclairée au coucher du soleil à Maui pour le dîner. Si vous organisez l'événement chez vous, travaillez en étroite collaboration avec votre planificateur ou une équipe technique embauchée pour vous assurer que vos spécifications techniques sont à la hauteur du défi.

4. Trouvez vos fournisseurs virtuels

La pandémie a poussé les fournisseurs de l'industrie vers de nouvelles limites créatives, expérimentant de nouvelles technologies et créant des expériences innovantes pour les événements numériques. Il y a un nombre impressionnant d'organisateurs de mariage, de traiteurs et d'entreprises technologiques qui commencent à s'ajouter 'Zoom Mariages' à leurs offres de services, vous souhaiterez donc rechercher des fournisseurs expérimentés en matière de divertissement virtuel et de technologie événementielle.

5. Décidez qui anime

Avec une réception virtuelle, il est absolument nécessaire d’incorporer un maître de cérémonie. Cela doit être quelqu'un avec une personnalité dynamique qui peut garder l'attention des invités car ils ont la responsabilité de raconter l'événement pour les invités virtuels. Étant donné que les invités en ligne ne pourront pas voir tous les angles, l'animateur leur expliquera ce qui se passera au cours de la soirée, en les guidant à travers chaque segment du mariage, tout en communiquant les événements «en coulisses». Sans cela, vos invités virtuels se sentiront déconnectés.

6. Planifiez le menu

Des traiteurs chevronnés ont créé des façons passionnantes d'impliquer les invités de mariage à la maison dans l'expérience culinaire afin que vous puissiez planifier votre menu comme vous le feriez pour un mariage en personne. Fournisseurs tels que Événements Thomas Preti à New York ont ​​introduit un concept de «dîner dans une boîte» à trois plats, tandis que Bill Hansen Catering et production d'événements a créé des menus de mariage Zoom avec livraison gratuite à Miami. Ces repas organisés sont joliment emballés et livrés de manière transparente aux invités virtuels en concert avec le dîner des invités en direct.

Envisagez d'orchestrer les livraisons Uber aux clients dans des zones qui ne sont pas locales pour votre traiteur.

7. Préparez la scène

En plus de la décoration et de la restauration, avec la bonne technologie en place, une scène époustouflante peut être créée pour les invités en personne et à la maison. Stillwell travaille souvent avec des entreprises comme Divertissement total qui ont des événements immersifs jusqu'à une science avec la capacité de créer arrière-plans personnalisés pour les invités en ligne qui correspondent aux projections dans le lieu physique, tandis qu'un processus de tournage à trois caméras peut donner aux spectateurs numériques le sentiment d'être là dans la pièce.

8. Avoir une répétition technique

Peut-être même plus nécessaire que le dîner de répétition traditionnel , le parcours technologique est un élément essentiel d'une réception virtuelle fluide. Votre planificateur ou votre équipe technique doit contacter chaque invité virtuel au moins une semaine avant l'événement pour s'assurer que tout le monde dispose de l'équipement approprié dans sa maison (demandez-lui s'il a la capacité de fournir l'équipement manquant aux invités si nécessaire). Vous voudrez également planifier une répétition technique rapide le jour du mariage pour résoudre les problèmes avant l'heure de début.

9. Capturez la célébration!

Même si vos invités ne sont pas physiquement en mesure de vous rejoindre sur des photos, vous souhaiterez parfois capturer les réactions d'invités virtuels applaudissant ou applaudissant à des moments clés, alors assurez-vous que votre photographe est bien versé dans ce domaine. Et au lieu d'un vidéaste, assurez-vous que votre entreprise technologique ou votre planificateur d'événements est en mesure d'enregistrer et de partager l'événement avec vous à la fin de la production.