Comment planifier un mariage à destination

Rebecca Yale

Avoir un mariage à destination à des kilomètres de chez soi signifie que vous êtes prêt pour une cérémonie beaucoup plus intime et que vous pouvez essentiellement profiter d'un mariage et d'une lune de miel à deux pour un. Mais planifier un tel événement n'est pas une mince affaire. Avant de partir pour un pays étranger pour épouser votre amour, il y a quelques détails importants à considérer. Nous nous sommes assis avec le planificateur Laurie Arons , qui sait une chose ou deux sur l'organisation d'un mariage fantastique. Que vous ayez choisi une célébration tropicale dans le Bahamas , une fête insulaire à Bali, ou une escapade romantique à Toscane , nous avons toutes les bases couvert, du choix du lieu parfait à la coordination de chaque détail le grand jour.

Rencontrez l'expert

Laurie Arons est une planificatrice basée à San Francisco qui a plus de 27 ans d'expérience dans l'industrie. Elle a planifié plus de 600 mariages et événements et anime une masterclass annuelle pour les organisateurs de mariages.

Voici tout ce que vous devez savoir pour planifier un Marriage de destination .

Etiquette de mariage à destination

Quand dois-je organiser mon mariage à destination?

Cela dépend de vos horaires et de votre disponibilité, mais les changements saisonniers ont un impact majeur. Si vous souhaitez profiter de l'environnement local avec des festivités en plein air, vérifiez les précipitations moyennes par mois et assurez-vous de ne pas positionner votre événement en plein milieu de la saison des ouragans ou de la mousson. Soyez conscient des fluctuations du tourisme haute saison se traduit par des tarifs de réservation coûteux et des sites encombrés, mais la basse saison peut signifier des rues vides et des hotspots fermés.

Quand dois-je informer les invités de mon mariage à destination?

Save-the-dates doit être posté huit à 12 mois avant le mariage. 'L'officiel invite devrait sortir au plus tard trois à quatre mois avant », note Arons. Un délai de livraison très long permettra aux clients de prendre des dispositions, mais peut être un peu plus laxiste pour les destinations nationales.

Qui paie l'hébergement des invités?

On s'attend généralement à ce que les clients couvrent leurs frais d'hébergement et de transport personnels, mais il est important que vous le clarifiiez le plus gracieusement possible. Exposez les attentes avec tact en fournissant des recommandations aux hébergements ou aux sites de réservation. Si vous avez réservé un bloc de chambre d'hôtel , insistez sur le fait que chaque client doit réserver sa propre chambre. Votre site de mariage et enregistrer-les-dates seront vos meilleurs outils pour faire passer le mot.

Dois-je aider les clients à réserver un voyage?

Vous n'avez pas besoin de réserver le voyage de qui que ce soit, mais c'est un geste agréable pour faciliter le processus. Faire appel à un agent de voyages peut aider à alléger la charge en prenant en charge les réservations de groupe, en saisissant les informations de voyage de tout le monde et en obtenant les meilleures offres. Ils peuvent également être en mesure d'acquérir des surclassements et des traitements de luxe. Démarrez un groupe Facebook ou une discussion de groupe afin que tout le monde puisse partager des offres de vol ou planifier un voyage ensemble. Fournir un itinéraire de mariage gardera tout le monde dans les délais et sera pleinement informé.

Ai-je besoin d'un registre pour un mariage à destination?

Étant donné les coûts accrus des invités assistant au mariage, vous voudrez peut-être envisager de mettre au rebut les cadeaux. Utilisez les invitations ou site de mariage pour que chacun sache que sa présence est le meilleur cadeau. Si vous préférez avoir un registre, assurez-vous que les cadeaux soient expédiés à votre domicile plutôt que sur place ou optez pour des cadeaux virtuels comme cartes cadeaux ou des dons à un fonds de lune de miel . Certaines stations ont même le leur registres de lune de miel pour des expériences sur site.

Conseils de planification de mariage à destination

Choisissez un emplacement

Au moment de décider d'un destination , gardez à l'esprit qu'il doit être sûr et disposer de toutes les ressources dont vous avez besoin. Cette charmante ville balnéaire où vous avez passé vos étés d'enfance ne fonctionnera pas si elle ne dispose que d'un seul hôtel qui ne peut pas accueillir toutes les accessibilité de vos clients ou garde d'enfants conditions. Faites vos recherches bien à l'avance. Comme point de départ, assurez-vous qu'il n'y a pas d'avertissements de voyage récents, de problèmes politiques ou de problèmes de santé dans la région. (S'il y en a et que vous ne vous découragez pas, assurez-vous que vos invités sont pleinement informés de la situation.) La culture peut être un facteur majeur également si vos invités peuvent se sentir mal à l'aise en raison de leur religion, de leur sexe ou de leurs préférences sexuelles, il vaut peut-être mieux abandonner cette destination ou enregistrez-la pour la lune de miel à la place.

Évaluez la faisabilité du voyage pour votre plus âgé ou le moins invité de la jet-set. Peut-être qu'une séquence d'avions, de trains et d'automobiles ne serait pas possible pour vos grands-parents âgés ou votre belle-sœur enceinte.

Envisagez l'hébergement des invités

Bien que l'étiquette ne vous oblige pas à couvrir les frais d'hébergement, c'est un geste réfléchi pour fournir suffisamment de recommandations pour satisfaire une gamme de budgets. «Il est préférable de proposer plusieurs options à des prix différents», suggère Arons. 'Mais gardez toutes les suggestions d'hôtels dans un rayon de 10 minutes - 15 sommets.' La mise en place de blocs de chambres peut vous aider à négocier un prix inférieur et à regrouper tout le monde dans un même quartier. Ne définissez pas votre date tant que vous n'êtes pas sûr de la disponibilité de la chambre pour tout le monde.

Adoptez le paramètre pour économiser gros

Arons recommande de réduire votre budget en incorporant des fleurs locales - pensez aux rameaux d'olivier Toscane ou des fleurs exotiques sous les tropiques - et servant des spécialités locales comme des beignets de conque aux Bahamas ou des carnitas aux Cap pour réduire les coûts. Cela crée également une expérience immersive dans l'environnement même qui a captivé votre cœur. Vous dépensez gros pour cette destination, vous pouvez donc tout aussi bien embrasser tout ce qu'elle a à offrir.

Embaucher un pro

Assurez-vous de trouver un planificateur ou coordinateur spécialisé dans les mariages à destination. De cette façon, au lieu de passer des heures à passer des appels téléphoniques à essayer de surmonter une barrière linguistique ou à prendre des décisions exécutives à des kilomètres de distance, vous avez un expert qui s'occupe de tout pour vous. Si un planificateur ne fait pas partie de votre budget, recherchez une station avec une forte présence sur place coordinateur .

Visite à l'avance

Idéalement, vous verrez votre lieu une fois avant la réservation et encore trois à quatre mois avant le mariage pour finaliser les détails. Si un deuxième voyage n'est pas possible, arrivez au moins cinq jours à l'avance pour prendre ces décisions et essais de coiffure et de maquillage .

Rencontrez des fournisseurs

Avant votre première visite sur place, organisez des réunions avec les fleuristes et les sociétés de location les plus connus de votre destination. Arons suggère de demander à votre site des références que vous pourriez découvrir talent local vous ne saviez pas - et quelques économies pour démarrer. Si vous faites venir des spécialistes de chez vous, attendez-vous à couvrir leurs frais de déplacement et d'hébergement . Arons note qu'un hôtel propre et sûr à moins de 30 minutes de votre lieu de rendez-vous est un must. Négocier ces dépenses à l'avance pour que les choses ne deviennent pas incontrôlables.

Planifier des événements supplémentaires

Prolongez tout le plaisir du grand jour en élargissant l'itinéraire. Les clients pourront profiter d'activités supplémentaires pour rendre leur voyage encore plus intéressant. Vous n'êtes pas obligé d'y aller pour un week-end de mariage complet, mais un fête de bienvenue saluer tout le monde est un choix populaire (soit mélanger avec, soit suivre dîner de répétition ). Certains couples proposent des activités interactives qui mettent en valeur les lieux comme des visites de groupe ou des dégustations. Vous pouvez également fermer le week-end de mariage avec flair et dites vos adieux à un brunch après le mariage ou déjeuner.

Assurance mariage sécurisée

Lorsqu'il s'agit de se marier dans un pays étranger, il vaut mieux s'attendre à l'inattendu. Investir dans assurance mariage vous aidera à protéger votre investissement financier et vous offrira une certaine assurance émotionnelle. De plus, certains lieux l'exigent même. Il est préférable de s'inscrire longtemps à l'avance (bien que certaines entreprises puissent accepter un délai d'exécution serré) et de savoir clairement Stratégies il existe et le type de couverture à laquelle vous souscrivez.

Tenez compte des dépenses imprévues

Les mariages de destination ont un rap intéressant pour être plus économique , mais ce n'est pas toujours le cas. Une fois que vous avez défini votre budget final, assurez-vous d'inclure une marge de manœuvre pour les dépenses imprévues. Des choses comme les pourboires non-vendeurs, les transferts aéroport, les frais d'expédition et les frais de bagages ont tendance à être négligés. De plus, l'ajout de cette fête de bienvenue ou du brunch du lendemain vous coûtera certainement cher. N'oubliez pas d'informer votre société de carte de crédit de vos intentions de voyage afin de ne pas être frappé par des frais de transaction à l'étranger ou pire - une carte refusée à la dernière heure.Vous voudrez également emporter de l'argent liquide avec vous (dans la devise locale).

Vérifiez les conditions de mariage locales

Rendre un mariage légal n'est pas aussi simple que d'embaucher un célébrant. Les pays ont des exigences différentes nécessitant toute une myriade de paperasse, de la naissance et des certificats médicaux, des lettres d'intention et même des preuves de résidence. Renseignez-vous bien à l'avance pour vous assurer d'avoir suffisamment de temps pour tout rassembler. Dans certains cas, il peut être plus facile d'obtenir un certificat de mariage (ceux-ci varient selon l'état) et organisez une cérémonie civile avant votre départ.

Passeports sécurisés et autres conditions de voyage

À passeport valide est une évidence pour les voyages internationaux, et vous aurez au moins besoin d'un permis de conduire pour les destinations nationales. Vérifiez toutes les dates d'expiration dès que vous choisissez la date et le lieu de votre mariage, puis revérifier! Selon le pays, des informations supplémentaires telles qu'une liste des pays visités précédemment, des dossiers de santé ou des vaccinations peuvent être nécessaires. Contactez votre fournisseur de téléphonie mobile pour savoir si vous bénéficierez d'une couverture pour la durée de votre visite ou si vous aurez besoin d'un forfait téléphonique international.

Créer des sacs de bienvenue

Faites preuve d'hospitalité en offrant sacs de bienvenue une fois que les invités arrivent. Remplissez-les avec des éléments qui parlent à la locale ou qui en fourniront confort pour leur séjour. Des choses comme les bouteilles d'eau, les collations, les cartes et l'aspirine sont d'excellents ajouts. Les destinations par temps chaud demandent de la crème solaire ou de l'aloe vera tandis que les environnements alpins sont propices au mélange de cacao chaud ou aux mitaines.

Trucs cette valise

'Je n'ai pas encore trouvé de destination en dehors de la zone continentale des États-Unis qui offre la même qualité et la même sélection de locations linge de maison », dit Arons. «L'expédition à l'étranger est risquée et coûteuse, donc j'emballe toujours autant que possible dans les bagages enregistrés. Tout ce que peut être expédié, doit être envoyé au moins un mois avant le grand jour et adressé à une personne spécifique (comme votre agenda) plutôt qu'à l'hôtel.

Adaptez votre robe de mariée à la destination

Considérez attentivement le climat et le terrain de votre mariage lorsque robe shopping . Respirant tissus fonctionnent mieux dans les endroits chauds et humides. La dentelle légère au Mexique est magnifique, tout comme une robe de bal ornée dans une villa en France. Et ne pensez pas que vous vérifierez cette robe dans une valise! Arons conseille toujours porter ta robe à bord de l'avion, quitte à devoir le plier. (Assurez-vous simplement que quelqu'un à l'autre bout peut le presser et le cuire à la vapeur.)

Sortez gracieusement

La transition vers le mode lune de miel peut demander un peu de finesse, surtout si vous avez décidé de séjourner dans le même complexe que des clients qui ont prolongé leur propre voyage. Soyez clair sur votre Départ (même si vous restez sur la propriété) en disant vos adieux au milieu de la fanfare d'un envoi post-réception ou d'un brunch du lendemain. Si c'est l'intimité que vous recherchez (sans offenser vos proches), déplacez-vous dans une autre section de l'hôtel. Certains centres de villégiature disposent d'hébergements surélevés (par exemple, des suites de luxe, des villas sur pilotis ou des cabines indépendantes) qui sont positionnés séparément des autres chambres.