Le guide complet pour embaucher un organisateur de mariage à destination

PHOTO PAR ERICH MCVEY

Dans cet article

Il n'est peut-être pas surprenant que mariages à destination nécessitent plus de coordination que les mariages locaux. Il est essentiel d'accorder une attention particulière aux détails, car non seulement vous planifiez un événement de loin, mais vous êtes également susceptible d'organiser plusieurs événements au cours du week-end de mariage, pas seulement la cérémonie et la réception. La bonne nouvelle est que les organisateurs de mariages à destination peuvent vous aider.

«Je suis obsédée par les détails - les détails logistiques, les détails de style, les moindres détails jusqu'au placement d'une fourchette», déclare Kimiko Hosaki, organisatrice de mariage de première destination. `` Les calendriers et les plans de salle sont des énigmes stratégiques pour moi que j'aime obséder pendant des heures jusqu'à ce qu'ils soient parfaits, garantissant l'expérience la plus agréable pour tout le monde. ''

Rencontrez l'expert

Kimiko Hosaki, fondatrice et directrice créative de Éléments de K.H & co. se spécialise dans les mariages à destination à travers le monde. Elle a planifié des événements à Hawaï, au Canada, en Australie, en Amérique centrale et en Europe.

Embaucher un planificateur professionnel vous soutiendra et rendra l'exécution de votre vision beaucoup moins stressante. Lisez la suite pour tout ce que vous devez savoir sur l'embauche d'un organisateur pour votre mariage à destination.

Raisons d'embaucher un organisateur de mariage à destination

En plus du confort de savoir que votre mariage est entre de bonnes mains, les planificateurs de mariage de destination fournissent les éléments suivants:

Tranquillité d'esprit.

Les organisateurs de mariages à destination atténuent le stress en étant en mesure de répondre à vos questions, d'exposer les faits et d'offrir une opinion professionnelle impartiale. Ils sont un atout inestimable si vous devez prendre des décisions difficiles comme des plans d'urgence contre la pluie, reporter la date de votre mariage ou comment gérer des bosses imprévues.

Expérience pratique.

Un organisateur de mariage de première destination a des années d'expérience, de relations et de relations qu'il a bâties au fil du temps. Ils peuvent gérer tout problème qui survient avec grâce.

Connexions locales.

En sélectionnant un planificateur qui connaît votre emplacement ou qui dispose d'excellentes ressources, il disposera des informations dont vous ne disposez pas simplement en effectuant une recherche en ligne. En plus de connaître les meilleurs fournisseurs avec lesquels travailler et de suggérer les mois pour une météo optimale, ils peuvent recommander les endroits `` hors des sentiers battus '' à visiter et à manger.

Coût d'un organisateur de mariage à destination

Le coût variera en fonction des services de planification fournis, du lieu du mariage et du nombre d'invités. Un organisateur de mariage haut de gamme qui fournit la conception d'événements dans le cadre de ses services facture un minimum de 20% de votre budget de mariage. Souvent, il n'inclut pas le montant de la main-d'œuvre supplémentaire ou des frais de déplacement qui peuvent être nécessaires pour exécuter le jour du mariage ou vos autres activités avant le mariage. Les planificateurs se fixent leur prix de quatre manières:

1. Tarif forfaitaire: courant pour les planificateurs et les forfaits à la journée.
2. Heures facturables: la durée pendant laquelle ils travailleront.
3. Pourcentage des factures du fournisseur et du lieu: en fonction des autres frais de mariage.
4. Approche mixte: conception, planification de la rétention et frais de production à un prix fixe, avec gestion et coordination des fournisseurs à un pourcentage de 15 à 20% de ces coûts.

Que fait un organisateur de mariage à destination?

En plus des tâches traditionnelles de planification de mariage, voici une liste des tâches courantes dont ils sont responsables:

• Fournir des conseils basés sur leurs connaissances et la recherche locale sur les lois, les permis nécessaires, les exigences en matière de licence de mariage, etc.
• Offrez-vous des fournisseurs sélectionnés et un lieu qui convient le mieux à votre nombre de clients, à votre budget et à votre vision.
• Vous aider à produire un budget réaliste basé sur vos besoins et vos envies. Ils peuvent offrir des suggestions sur les endroits où vous pourriez réduire et ce qui en vaut la peine.
• Offrez des conseils et des conseils de voyage pour vous aider, vous et vos invités, à planifier le voyage en toute confiance.
• Créez des plans d'urgence en cas de pluie et autres bosses imprévues.
• Coordonner avec les fournisseurs et le lieu, la gestion du calendrier et la gestion de la famille.
• Gère les RSVP et les listes d'invités.
• Faire des recommandations pour un fleuriste, la location d'équipement audio et d'éclairage, ainsi que pour la coiffure et le maquillage.
• Négociation, communication et gestion de la restauration.

Comment trouver un organisateur de mariage à destination

Vous ne savez pas par où commencer votre recherche? Voici quelques conseils simples et utiles:

Demandez le lieu.

Si vous avez un œil sur un site spécifique, demandez-leur avec qui travailleront leurs planificateurs préférés en fonction de leur service client, de leur gestion des fournisseurs, de leur organisation et de leur professionnalisme.

Accédez à Instagram.

Trouvez certaines de vos images de mariage préférées et regardez qui les a conçues et coordonnées. Les photographes de mariage de votre destination sur les réseaux sociaux sont également une bonne source car leurs photos montreront le style du planificateur.

Recherchez des témoignages.

Lisez ce que les couples ont dit à propos de leurs planificateurs. Vous voudrez être sûr de pouvoir communiquer avec votre planificateur et lui faire confiance.

Établissez un appel.

Ayez une conversation ouverte avec le planificateur sur la vision de votre mariage. Beaucoup peuvent organiser un beau mariage, mais vous voulez également un planificateur / une équipe capable de négocier et de résoudre les problèmes sur place. Demandez combien de mariages ils ont produit et racontez-vous quand les choses ont mal tourné lors d'un mariage qu'ils ont planifié. Renseignez-vous également sur leurs moments de mariage les plus mémorables pour avoir une idée de pourquoi ils aiment ce qu'ils font.

Vous voudrez savoir si votre planificateur potentiel a de l'expérience à destination. Il n'est pas nécessaire que ce soit dans la même ville, ville ou même sur une île spécifique, mais juste dans la zone générale. Par exemple, un planificateur de destination ayant de l'expérience à Maui peut également planifier à Oahu, ou un planificateur qui a conçu à Majorque peut facilement faire de même à Barcelone.

Éléments supplémentaires à considérer

Anticipez le paiement de leurs frais de déplacement.

Cela comprend le transport, l'hébergement et les indemnités journalières pour couvrir le coût de la nourriture pendant leur séjour. Votre organisateur devra voler quelques jours avant les événements de mariage pour rencontrer votre salle et vos fournisseurs à l'avance. Demandez à votre planificateur d'examiner ces coûts avec vous dans le cadre de sa proposition et de son contrat.

Demandez-leur de vous guider à travers le lieu si vous ne pouvez pas vous y rendre vous-même.

Certains clients se sentent plus à l'aise de se rendre à leur lieu de mariage pour visiter des lieux potentiels et assister à des dégustations de menus, mais cela n'est pas obligatoire. Si le vol vers votre destination ne respecte pas le budget ou que votre horaire ne le permet pas, votre planificateur peut planifier une conversation vidéo avec vous et vos fournisseurs. Ils peuvent même parcourir virtuellement l'espace du lieu avec vous.

«Lorsque je planifie un lieu où je ne suis pas allé auparavant, je préfère inspecter personnellement le lieu ou envoyer l'un de mes membres de confiance qui travaillent avec moi depuis des années et savent ce que je recherche», déclare Kimiko. «J'ai appris au fil des ans qu'un mariage réussi nécessite de pouvoir comprendre votre lieu, ses défis et son fonctionnement le jour du mariage.