Comment tirer le meilleur parti des services d'un organisateur de mariage

Gianluca Adovasio

Embaucher un organisateur de mariage est un gros investissement, mais c'est aussi un épargnant total. Vous pourriez commencer le processus de planification de mariage avec enthousiasme à l'idée d'acheter une robe ou d'aller à votre dégustation de gâteau, mais les détails de fond qui composent les parties les moins amusantes de la planification d'un mariage peuvent vraiment vous enliser. Avoir un planificateur incroyable à vos côtés pour vous aider dans les tâches banales telles que vérifier si votre traiteur est disponible ou s'assure que vous louer le nombre correct de verres à vin transformera un bon mariage en un génial un (et rendre les mois précédant le grand jour un peu plus agréables).



Bien que les bases du travail d'un planificateur soient assez bien connues, comment vous assurez-vous d'obtenir un bon retour sur votre investissement? Nous avons parlé à Anne Book, fondatrice de D.C. Conception d'événements Anne Book , sur la façon dont les mariées peuvent vraiment tirer le meilleur parti de leurs organisateurs de mariage.

Connaissez leurs forces

Avant même d'engager un planificateur, renseignez-vous un peu plus sur eux et leur parcours. Étaient-ils le responsable des événements d'une grande lieu , le responsable de la restauration dans un hôtel ou est-ce un planificateur de longue date avec 15 ans d'expérience et des contacts avec des fournisseurs? «Ils peuvent être un magicien dans la création de tables après des années avec une société de location, ou savoir tout ce qu'il y a à savoir sur les menus parce qu'ils travaillaient auparavant pour un traiteur», explique Book. «Une fois que vous aurez compris leurs forces et leurs passions, vous aurez une meilleure idée de la manière dont ils pourront vous aider à organiser votre mariage, ce qui pourrait ne pas être évident sur le papier.

Pensez également à la façon dont ces forces jouent avec les vôtres. Si vous êtes un génie de l'organisation sans os artistique dans votre corps, un planificateur avec une touche créative sérieuse sera parfait pour vous, tandis que si vous avez tous les détails de conception sous contrôle mais que vous avez besoin d'aide pour que tout soit bien droit, un planificateur avec une formation en gestion pourrait être votre meilleur pari.

Allez au-delà des bases

Chacun a sa propre version d'un calendrier de mariage et votre budget, mais cela ne signifie pas qu'il conviendra à votre mariage dès le départ. «Demandez à votre planificateur de personnaliser la chronologie en fonction du temps dont vous disposez et de créer une macro-liste mensuelle de tâches à faire spécifique à votre mariage», explique Book. Il en va de même pour le budget . Demandez à votre planificateur de vous aider à personnaliser le budget en fonction de vos priorités, qu'il s'agisse de réduire les fleurs pour en mettre plus pour votre groupe de rêve ou de réduire les locations que vous avez envisagées.

Faites confiance à leurs connaissances et à leur réseau

Les organisateurs de mariage sont plus qu'heureux de proposer des recommandations de fournisseurs, mais saviez-vous qu'ils peuvent également faire un peu de fouille si vous avez un œil sur quelqu'un avec qui ils n'ont jamais travaillé auparavant? «Utilisons notre téléphone plein de contacts pour faire preuve de diligence raisonnable», déclare Book. Il n'y a pas de meilleur moyen de savoir si un photographe prometteur est une trouvaille incroyable ou difficile et désorganisé que directement de quelqu'un qui a déjà travaillé avec lui.

En ce qui concerne les fournisseurs qui ont fait la coupe (et qui sont sur la liste des recommandations de votre planificateur), réfléchissez-leur sérieusement. C'est une combinaison de travail incroyable, de personnalités faciles, de grande valeur et d'expériences positives globales qui donnent à un vendeur l'étoile d'or d'un organisateur de mariage.

Laissez-les être créatifs

La plupart des planificateurs travaillent dans le domaine du mariage parce qu'ils adorent ça et parce que la planification d'événements fait couler leur jus. Bien sûr, leur travail consiste à vous aider à exécuter votre vision, mais vous pourriez être agréablement surpris (ou totalement époustouflé) par les nouvelles idées qu'ils proposeront si vous leur donnez une certaine flexibilité. «Cela me rend si heureux lorsqu'une mariée veut réfléchir à de nouvelles idées pour faire passer son mariage au niveau supérieur», déclare Book. «Plus que simplement rassembler des images d'inspiration lors d'une réunion de conception, cela nous donne une chance de vraiment rehausser l'événement.

Faites l'investissement supplémentaire

Vous pourriez être tenté d'opter pour une option légèrement moins chère afin de pouvoir conserver un peu plus d'argent dans votre budget, mais le planificateur dont le tarif est de 2000 $ de plus peut en fait vous faire économiser de l'argent à long terme. `` Les planificateurs avec des frais plus élevés ont généralement moins de clients (ce qui signifie plus de temps à consacrer à votre mariage) et plus d'expérience (ce qui signifie qu'ils savent ce qui en vaut la peine et ce qui peut être retiré de votre budget). Ils vous aideront à dépenser plus intelligemment et vous tirerez bien plus parti du processus », explique Book.«C'est comme la règle des 10% à 90%. Dix pour cent de vos efforts auront un impact sur 90% de votre gain.

Bien qu'il y ait de nombreux avantages à compter sur votre fidèle organisateur de mariage, la relation planificateur-couple en est toujours une qui engendre le respect mutuel et, oui, parfois, des limites. Comment savez-vous quand «tirer le meilleur parti de votre planificateur» devient «profiter»? Voici quelques conseils que Book conseille aux clients ne pas à faire.

Ne demandez pas de consultation avant d'avoir signé un contrat

Alors qu'un planificateur vous donnera un aperçu de ses services lors de votre conversation initiale (par exemple, vous faire savoir s'il connaît le lieu de vos rêves ou vous donner un aperçu des budgets avec lesquels il peut travailler), ne demandez pas à un planificateur de commencer à vous donner recommandations avant de les embaucher officiellement. «Ce premier entretien n'est pas le moment de leur demander s'ils peuvent recommander un photographe ou partager leurs contacts de restauration», explique Book. Vous ne voudriez pas non plus donner votre expertise gratuitement!

Ne demandez pas de réduction

Le marché est concurrentiel, de sorte que la plupart des fournisseurs vous proposent déjà leurs meilleurs prix dans l'espoir de vous garantir en tant que client. «Faites-leur confiance et recherchez la valeur des fournisseurs que vous embauchez, au lieu des économies», déclare Book. Et ne demandez pas non plus à votre planificateur de demander une remise à vos fournisseurs. Nous travaillons avec ces fournisseurs parce que nous connaissons leur valeur, leur éthique de travail et leur cohérence, et c'est frustrant quand il semble que la valeur est perdue pour le client.

N'oubliez pas que ce sont des professionnels

À part haute saison des mariages , les planificateurs ont généralement des heures d'ouverture normales, alors ne vous attendez pas à ce qu'ils répondent à vos SMS à 22 h. un mardi. Mieux encore, remplacez les textes par des e-mails. «Les textes sont perdus ou manqués, sont faciles à mal interpréter et sont trop informels pour le processus de planification», explique Book. «Nous voulons conserver des fichiers organisés et des enregistrements de communication, et il y a plus d'espace pour expliquer une question ou une idée dans un e-mail. Si vous appelez votre agenda, prévoyez une heure au lieu de simplement décrocher le téléphone.'Si nous vous avons dans notre calendrier, nous pouvons nous assurer d'être au bureau avec accès à tous les fichiers dont nous pourrions avoir besoin - ce qui signifie que l'appel sera beaucoup plus productif', ajoute Book.

Enfin, sachez quand est la saison des mariages. Si c'est la fin du mois de juin et que votre agenda est totalement réservé pour les six prochaines semaines, évitez d'appeler ou d'envoyer des SMS le week-end. Il est fort probable qu'il ou elle aide un autre couple dans l'allée et leur accordera toute son attention, la même attention que vous voudrez le jour de votre mariage.

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