Comment créer et gérer une feuille de calcul de budget de mariage

PHOTO DE JAMI LAREE JESKEY

Il n'y a pas moyen de contourner cela: les mariages sont une entreprise coûteuse avec de nombreuses pièces mobiles. Comment faire le suivi de tout ce que vous dépensez et vous assurer de ne pas aller trop loin? C'est là que votre feuille de calcul de budget de mariage entre en jeu. La configuration de votre feuille de calcul de manière organisée (plus à ce sujet dans un instant) peut faire des merveilles pour éviter le stress du mariage, la première et la plus importante chose à maîtriser est une approche réaliste de votre budget de mariage global.

«C’est paralysant d’arriver à un mariage avec un nombre fixe que vous voulez dépenser car il y a tellement de fluidité», déclare la wedding planner Caitlin Maloney Kuchemba. 'Au lieu d'essayer de m'en tenir à un nombre exact, je trouve qu'il vaut mieux avoir une plage cible.'

Rencontrez l'expert

Caitlin Maloney Kuchemba est le propriétaire et le principal planificateur de Clover Event Co. , une société de mariage, de stylisme et de coordination basée à Philadelphie, en Pennsylvanie. Avec dix ans d'expérience dans l'industrie du mariage, Kuchemba a été présenté dans des publications nationales et régionales, notamment Le New York Times , Martha Stewart, The Knot, et plus encore.

Pour déterminer cette fourchette, Kuchemba recommande de réserver 10 à 15% de votre nombre cible initial comme marge de manœuvre pour les coûts imprévus, les extras que vous optez pour plus tard dans le processus de planification et les augmentations de coûts qui fluctuent avec le nombre d'invités. Un couple avec un budget de mariage cible initial de 70 000 $, par exemple, devrait viser à couvrir les coûts de ses principaux fournisseurs avec environ 60 000 $. De cette façon, ils se sentiront plus à l'aise d'ajouter des dépenses au fur et à mesure de la planification de leur mariage, car ils dépenseront dans leur fourchette cible de 60 000 $ à 70 000 $.

Quel que soit le numéro avec lequel vous travaillez, vous aurez besoin d'un moyen efficace et facile à lire pour suivre la façon dont vous allouez les fonds en cours de route et combien il vous reste à dépenser. Poursuivez votre lecture pour découvrir les conseils de Kuchemba pour créer une feuille de calcul du budget de mariage qui gardera tous les chiffres les plus importants à portée de main.

Comment configurer votre feuille de calcul de budget de mariage

Comme toutes les feuilles de calcul, la feuille de calcul de votre budget de mariage sera composée de lignes horizontales et de colonnes verticales. Faites de vos lignes les différents composants / catégories de fournisseurs du mariage. Kuchemba les répertorie généralement par ordre alphabétique, mais a également vu des feuilles de calcul qui commencent par des coûts plus élevés (restauration, divertissement, lieu de réception, etc.), puis se réduisent en dépenses plus petites, telles que le gâteau et les faveurs. Voici les catégories qu'elle utilise, ainsi que des exemples de sous-catégories dans certains cas:

• Hébergement
• Après la fête
• Tenue et modifications
• Boisson / Bar
• Brunch après le mariage
• Gâteau
• Restauration
• Lieu de la cérémonie
• Décor et style
• Divertissement
• Équipement et location
• Faveurs et cadeaux
• Fleurs
• Pourboire
• Cheveux & Maquillage
• Éclairage et production
• Célébrant
• La photographie
• Lieu de réception
• Dîner de répétition
• Papeterie
• Transport
• Vidéographie
• Fête de bienvenue

Le niveau de détail que vous obtenez dépend, bien sûr, entièrement de vos préférences personnelles. Bien qu'il puisse être accablant pour certains d'avoir un élément de campagne pour chaque achat visible sur une seule feuille, d'autres peuvent trouver utile de réduire rapidement les coûts une fois que les chiffres commencent à grimper. «Si quelqu'un essaie vraiment de surveiller son argent, il est utile de faire le tour des choses, car alors vous saurez exactement ce que vous dépensez», dit Kuchemba. 'Une boisson pré-cérémonie, par exemple, peut coûter 800 $, donc si vous voyez que vous pouvez décider de la couper si vous ne le faites pas vraiment le veux.

Vous voulez voir toutes les pièces détaillées, mais pas toutes en même temps? Créez un onglet distinct pour chaque catégorie dans la même feuille de calcul et répertoriez les dépenses individuelles.

Vos colonnes vous permettront de suivre les coûts et le processus de paiement. Veillez à inclure une colonne pour chacun des éléments suivants:

• Coût de la proposition / estimation
• Coût final
• Différence entre l'estimation et le coût final (cela peut être calculé automatiquement en définissant une règle qui soustrait l'estimation du coût final pour chaque ligne)
• Solde (combien est encore dû au fournisseur si vous payez en plusieurs fois)
• Date limite de paiement

Additionnez chaque colonne pour suivre facilement l'évolution de votre budget en temps réel sans avoir à refaire manuellement les calculs chaque fois que quelque chose change.

Comment gérer votre feuille de calcul de budget de mariage

La clé de tout tableur de budget de mariage réussi est, bien sûr, de la maintenir aussi à jour que possible. (Avoir les chiffres les plus récents vous préparera le mieux à chaque décision financière.) À cette fin, Kuchemba recommande d'insérer de nouveaux coûts au fur et à mesure qu'ils arrivent / que vous signez les contrats. «Vous voudrez peut-être également avoir un rappel mensuel dans votre calendrier pour vous asseoir avec votre partenaire et votre famille pour discuter de la situation du budget à ce moment précis», explique Kuchemba.

Ce qui est également utile: faire la distinction entre des coûts plus fixes et des coûts plus malléables au début du processus de budgétisation. Vos estimations de photographie et de vidéographie, par exemple, ne fluctueront probablement pas, sauf si vous ajoutez ou soustrayez des heures de service, et il en va généralement de même pour les services de musique et de divertissement, votre célébrant et les coûts d'occupation de vos lieux de cérémonie et de réception.

Les autres dépenses augmenteront et diminueront, parfois de manière spectaculaire, à mesure que le nombre de vos clients augmentera et diminuera, car elles sont explicitement liées au nombre d'invités auxquels elles seront destinées. Ces catégories comprennent généralement les frais de bar, les frais de nourriture, les surclassements de location et les arrangements floraux (plus d'invités = plus de tables à décorer). En gardant à l'esprit ces coûts plus fixes et en sélectionnant ces fournisseurs plus tôt, vous aurez une meilleure idée de la marge de manœuvre dont vous disposez dans les catégories pour lesquelles vous ne connaîtrez le prix final que plus tard.

Google Sheets est idéal pour le partage. De cette façon, votre partenaire, vos parents et tout autre contributeur financier au mariage peuvent voir où se situe le budget sans avoir à vous demander de le partager. Même si plusieurs personnes ont accès à votre feuille de calcul du budget de mariage, il est préférable qu'une seule personne la mette à jour officiellement. Si vous utilisez une feuille Google Sheet, vous pouvez verrouiller le document afin qu'une seule personne (euh, vous) dispose des privilèges d'éditeur.

Parfois, plusieurs feuilles de calcul de budget de mariage doivent se produire s'il y a plusieurs contributeurs financiers au mariage. Vous pouvez créer des feuilles de calcul distinctes pour des contributeurs distincts, afin que personne ne se sente mal quant au montant d'argent dépensé en comparaison.